Pentingnya Screening Karyawan

screeningMembahas mengenai rekrutmen dan seleksi karyawan, suatu perusahaan kini dituntut untuk mengetahui dengan pasti latar belakang karyawan mereka. Hal ini tentunya untuk mewaspadai ancaman yang datang dari orang dalam perusahaan itu sendiri. Sangat disayangkan apabila ketika suatu perusahaan merekrut karyawan baru, dan karyawan tersebut adalah orang yang  nantinya berpotensi dapat merugikan perusahaan dalam hal reputasi maupun keuangan perusahaan anda. Cara apa yang dapat dilakukan?

Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan proses screening (penyaringan) melalui pemeriksaan yang cukup detail terhadap data-data calon pelamar kerja. Perusahaan mulai lebih memperhatikan proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Pengetatan dalam proses rekrutmen ini tidak hanya berlaku bagi karyawan baru saja melainkan karyawan tetap maupun karyawan outsourcing yang bekerja di perusahaan tersebut.

Proses penyaringan ini diharapkan dapat memberikan kapasitas atas integritas, kejujuran dan kompetensi kandidat. Selain itu, dengan screening dalam proses rekrutmen, calon karyawan yang tidak memenuhi kriteria ataupun yang memiliki catatan kerja (reputasi) buruk akan berpikir dua kali sebelum mengirimkan surat lamarannya. Hasilnya, proses screening akan mengurangi beban pekerjaan bagian HR dalam menyortir banyaknya surat lamaran kerja yang masuk.

Menurut Commercial Enquiries Coordinator PT URG Indonesia, Herty Dewi, proses screening dilakukan tidak hanya untuk mengetahui informasi calon karyawan yang bersifat negatif, tetapi juga untuk mengenali kelebihan dan mengukur kemampuan calon karyawan yang bersangkutan. “Setidaknya dapat membantu perusahaan untuk mendeteksi seawal mungkin calon karyawan yang dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk apa pun, seperti reputasi dan keuangan, dan tidak hanya terbatas pada tindakan kriminal saja,” katanya menjelaskan.

Proses penyaringan yang dimaksud ini menggunakan prinsip Pre- Employment Screening. Dijelaskan lulusan Business Administration dari Hawaii Pacific University ini, Pre- Employment Screening adalah langkah pro-aktif yang diambil oleh perusahaan terhadap kemungkinan timbulnya risiko karena merekrut kandidat yang salah atau kurang tepat. Prinsip lainnya adalah mengurangi risiko yang dapat membahayakan perusahaan dari segi keuangan, legalitas, dan juga reputasi. “Screening tidak hanya dilakukan terhadap calon karyawan, tetapi juga dapat dilakukan saat perusahaan ingin mempromosikan karyawan ke posisi yang memiliki unsur risiko yang berbeda dari sebelumnya,” tuturnya menambahkan.

Dalam prosesnya, diungkapkan Herty, faktor yang harus diperhitungkan dalam merancang program screening yang efektif ini adalah mendeteksi terlebih dahulu unsur-unsur di perusahaan yang rentan dengan risiko, terutama yang berkaitan langsung dengan posisi di mana calon karyawan akan ditempatkan. Sebagai akibatnya, manajemen disarankan untuk menyesuaikan program screening yang akan diterapkan dengan potensi kerugian dan keamanan yang dihadapi perusahaan. “Penerapan dengan menggunakan metode ini memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk menentukan tingkat pengecekan yang diperlukan, sekaligus mengurangi risiko kerugian dan kerusakan,” ujarnya menandaskan. Hal lain, waktu dan biaya juga bisa dipergunakan sebagai faktor pertimbangan perusahaan.

untuk memulai proses screening langkah awalnya adalah memastikan data calon karyawan yang diperlukan memang sudah lengkap. “Ketidaklengkapan data bukan hanya akan mempersulit, tetapi juga menghambat jalannya proses yang akan dilakukan,” imbuhnya sambil menyebut proses ini dilakukan dengan sepengetahuan calon karyawan.

Oleh karena itu, sebelum proses screening dilakukan, perusahaan harus memiliki apa yang disebut “Letter of Consent” yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh calon karyawan tersebut. Dari data-data yang dilampirkan, Herty mengatakan, timnya yang beroperasi di Indonesia akan terjun langsung ke lapangan untuk memverifikasi.

Sejauh ini ada dua metode yang dipergunakan dalam memverifikasi data. Pertama, yang bersifat langsung, yaitu bertatap muka dengan sumber informasi. Kedua, bersifat tidak langsung, yaitu melalui telepon, korespondensi lewat e-mail maupun internasional database, baik yang terbuka untuk umum ataupun hanya dapat dipakai oleh kalangan tertentu. “Tim kami akan bekerja sama dan memberikan kepada orang HR bantuan adminstrasi mulai dari proses pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan,” tuturnya.

Dan yang terpeting adalah, divisi HR dapat lebih fokus menjalankan perannya. pihak ketiga yang ditunjuk sebagai pelaksana screening dapat menangani masalah administrasi seperti pengumpulan data dan dokumen yang diperlukan untuk melakukan proses tersebut. sebab, proses penyaringan ini cukup memakan waktu dan kadang informasi yang dibutuhkan tidak mudah tersedia.

Oleh karena itu, herty menyarankan, dalam pelaksanaan proses screening ini sebaiknya perusahaan menggunakan jasa pihak ketiga. pasalnya perusahaan dapat bersikap objektif dalam melakukan screening tanpa dipengaruhi oleh faktor-faktor kepentingan lain yang mungkin timbul dari proses tersebut.

Setiap perusahaan memiliki pandangan yang berbeda terhadap risiko dan sejauh mana perusahaan akan menolerir risiko yang mungkin akan timbul. namun dipastikannya, proses screening akan memberikan manfaat bagi perusahaan yang bersifat intangibel dan membantu perusahaan menghindari kerugian intangibel yang mungkin terjadi.

sumber : portalhr.com
Advertisements


Categories: artikel

Tags: , , , , ,

%d bloggers like this: