Tips mengembangkan KPI yang efektif

key-performance-indicators

Key Performance Indicators (KPI) adalah salah satu tool yang sanagt penting dalam mengelola kinerja karyawan, tim, maupun organisasi. Dengan KPI maka aktivitas kerja karyawan, tim, dan organisasi dapat monitor berdasarkan aspek kritis dalam proses bisnis untuk mencapai hasil yang diharapkan organisasi. Menembangkan KPI bisa dimulai dengan melakukan cascading dari sasaran yang akan dicapai perusahaan, atau bisa juga dikembangkan dari job desc dan proses bisnis/kerja individu, tim, dan organisasi. Bahkan kedua pendekatan tersebut dapat digabungkan jika menginginkan.

Pada kesempatan kali ini saya tidak membahas konsep KPI ataupun akitannya dengan manajemen kinerja, akan tetapi saya akan fokus membahas langkah-langkah praktis yang biasa saya gunakan untuk mengembangkan KPI di organisasi. Berikut ini penjelasannya.

Step 1. Desk study (persiapan)

Pada tahap ini tim yang ditagskan untuk mengembangkan KPI memulai kegiatan pertamanya dengan amengidentifikasi isu yang berkembang saat ini di industri, baik level global ataupun local. Selain itu juga menggali strategic statement organisasi yang meliputi; visi, misi, tujuan, budaya, strategi, struktur organisasi, tupoksi, SOP angka-angka kinerja dan arah pengembangan bisnis ke depan. Selain itu tim juga sebaiknya mengidentifikasi model atau kriteria praktik terbaik yang bisa diadaptasi menjadi model praktek kerja organisasi. Output dari tahapan ini adalah gambaran mengenai kondisi kinerja saat ini dan yang akan diwujudkan di masa yang akan datang serta strategy map dalam kerangka Balanced Scorecard (BSC) yang meliputi aspek keuangan, public, proses internal, dan pembelajaran yang selaras dengan visi misi organisasi.

Step 2. Data collection (pengumpulan data)

Pada tahap ini tim konsultan akan melakukan Focused Group Discussion (FGD) untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi sasaran strategik dan proses kerja masing masing dan menentukan tahapan kerja yang dianggap menentukan dalam pencapaian sasaran kinerja (tahapan kerja kritis). Selanjutnya tim konsultan akan mengidentifikasi KPI Level Korporat dan menurunkan KPI Korporat tersebut pada level Bagian sampai pada setiap jabatan

Step 3. Analisis

Pada tahap ini tim melakukan kajian mendalam tahapan kerja kritis yang ada dan kemudian mengembangkan definisi, rumusan perhitungan, level penilaian indikator kinerja utama (Key Performance Indicator/KPI). Hasil identifikasi tersebut kemudian akan divalidasi dengan setiap satuan kerja dan menyepakati KPI yang akan digunakan di Bagian dan setiap jabatan.

Step 4. Workshop hasil analisis

Pada tahap ini tim mempresentasikan hasil kajian dan KPI yang telah disepakati masing masing Bagian kepada jajaran pimpinan organisasi untuk mendapatkan masukan. Biasanya dilakukan dengan mengundang pimpinan masing masing bagian, kemudian membahasnya secara berurutan sehingga merka benar-benar paham dan menyepakati jiga sudah benar atau memberi masukan jika kurang sesuai.

Step 5. Perbaikan hasil analisis

Pada tahapan ini tim memperbaiki draft KPI berdasarkan masukan yang didapat dalam lokakarya hasil analisis. Proses perbaikan membutuhkan waktu yang cukup lama. Minimal 1 bulan. Dalam proses perbaikan tersebut juga dikembangkan form monitoring dan feedback agar KPI tersebut dapat diterapkan secara langsung begitu selsai disepakati. Dalam tahap ini juga dilakukan proof reading dan layouting draft.

Step 6. Presentasi dan diskusi hasil perbaikan

Pada tahap ini tim  mempresentasikan hasil perbaikan draft KPI di hadapan pimpinan organisasi. Tujun dari presentasi ini adalah untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan, sehingga bagian SDM dapat segera mensosialisasikan dan mengimplementasikannya.

Step 7. Penyerahan Hasil

Pada tahap ini tim  menyerahkan hasil dan laporan akhir sebagai tanda selesainya pelaksanaan project. hasil yang diserahkan berupa hard copy yakni buku dan soft copy yang disimpan dalam CD ata flash disk.

Advertisements


Categories: consulting

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: