Langkah-langkah mengembangkan SOP

standard-operating-procedure

Pada kesempatan ini saya akan berbagi pengalaman mengenai langkah-langkah untuk mengembangkan SOP di organisasi ataupun perusahaan. SOP di organisasi dan perubahan sebenarnya tidak jauh berbeda, baik isi maupun tahapannya, karena yang diformulasikan adalah proses kerja yang dijalankan di organisasi atau perusahaan tersebut. Sebelum saya uraikan mengenai langkah-langkah penyusunan SOP ada baiknya saya kemukakan di awal mengenai format SOP. Pada dasarnya tidak ada format baku dalam penyusunan SOP. Masing-masing organisasi bisa mengembangkan format SOP sendiri sesuai dengan kebutuhan.

Mengembangkan SOP dapat dilakukan dalam 7 langkah atau bisa disebut sebagai tahapan. Ingin tahu uraian setiap langkah/tahapan? Berikut ini penjelasannya

Step 1. Desk study (persiapan)

Pada tahap ini tim penyusun mengembangkan rencana kerja. Setelah selesai menyusun maka langkah pertama yang sebaiknya dilakukan tim adalah mengumpulkan alur kerja organisasi secara keseluruhan, alur tugas, instruksi kerja yang selama ini digunakan dan jumlah jabatan yang ada dalam struktur organisasi. Selain itu tim juga akan mengidentifikasi strategic statement organisasi yang meliputi; visi, misi, tujuan, budaya, dan arah pengembangan bisnis ke depan. Output dari tahapan ini adalah gambaran mengenai kondisi pekerjaan saat ini dan yang akan diwujudkan di masa yang akan datang.

Step 2. Data collection (pengumpulan data)

Pada tahap ini tim  melakukan penyebaran kuesioner kepada seluruh pemegang jabatan yang ada dengan metode sampling. Para pemegang jabatan diminta menuliskan aktivitas kerja alur aktivitas setiap pekerjaan yang dia lakukan. Selain itu akan dilakukan FGD untuk memetakan alur tugas masing masing unit/satuan kerja. Output dari tahapan ini adalah infomasi mengenai alur kerja yang dilakukan oleh setiap unit kerja

Step 3. Analisis data

Pada tahap ini tim melakukan kajian mendalam mengenai alur tugas masing masing unit/satuan kerja yang nantinya dapat mendukung efektivitas pelaksanaan strategi dan program kerja organisasi Output dari tahapan ini adalah informasi mengenai alur kerja berupa draft SOP.

Step 4. Lokakarya hasil analisis

Pada tahap ini tim akan mempresentasikan hasil analisis di hadapan tim teknis sehingga bisa mendapat masukan dan dilakukan penyelarasan. Output dari tahapan ini adalah draft SOP yang telah mendapat masukan.

Step 5. Perbaikan hasil analisis

Pada tahapan ini tim konsultan akan memperbaiki draft hasil berdasarkan masukan yang didapat dalam step 4. Perbaikan hasil ini meliputi perbaikan isi dan sekaligus ejaan dan perbaikan layout dokumen.

Step 6. Presentasi dan diskusi hasil perbaikan

Pada tahap ini tim konsultan akan mempresentasikan hasil perbaikan rumusan SOP. presentasi ini diharapkan telah mengakomodasi masukan dari berbagai pihak sehingga tidak lagi masukan untuk perbaikan

Step 7. Penyerahan hasil

Pada tahap ini ketua tim menyerahkan hasil dan laporan akhir sebagai tanda selesainya pelaksanaan project. Biasanya hasil yang serahkan berupa hard copy dan soct copy. hard copy terdiri dari beberapa ekseplar buku, sedangkan soft copy diserahkan dalam bentuk CD atau flash disk.

Demikian langkah-langkah penyusunan SOP berdasarkan pengalaman saya. Semoga bermanfaat dan jangan lupa, ketika project berakhir adakanlah selebrasi kecil-kecilan untuk menghargai kerja keras anggota tim selama melaksanakan project. Selamat mencoba!

Advertisements


Categories: artikel

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

%d bloggers like this: