Business Process Reengineering, sebuah metode efektifitas dan efisiensi

07-15-13 - what-is-bpr_2013_7_16-225427

BPR atau kepanjangan dari Business Process Engineering merupakan sebuah upaya peningkatan produktivitas tanpa menambah beban operasional.  Tujuan sebuah perusahaan melakukan BPR adalah Meningkatkan Angka Produktivitas, Mempersingkat Siklus Waktu Kerja, dan Memperbaiki Kualitas Hasil.  BPR relevan dengan Productivity, Time and Quality.

Pada awalnya sekitar tahun 1990, Michael Hammer seorang professor dari MIT, dalam sebuah artikel yang dipublikasikan Harvard Business Review menulis bahwa Reengineering Work : Don’t Automate, Obliterate.  Sebuah proses ReEngineering akan efektif manakala proses yang tidak perlu (tidak memberikan nilai tambah) dihapuskan, bukan dibuat otomatis.  Hal ini menjadi sebuah paradigma baru bagi kebanyakan orang yang sudah terbiasa membuat proses panjang menjadi otomatis dengan bantuan teknologi.

Hammer menjelaskan kebanyakan proses otomatis tidak memberikan nilai tambah (Add Value) bagi Pelanggan, dan ini justru menjadi tren bagi kebanyakan perusahaan.  Pernyataan Hammer pun didukung oleh ahli manajemen lainnya seperti Peter Drucker dan Tom Peters.

Bagaimana sebuah unit bisnis dapat menerapkan BPR agar bekerja secara efektif dan efisien.  Secara garis besar BPR merupakan inisiatif perubahan yang meliputi 5 Tahap Penting, yakni

  1.  Fokus pada Nilai Kebutuhan Pelanggan (Customer Needs)

customer-needs.png

Customer atau Pelanggan akan menjadi pertanda sebuah bisnis berjalan baik dan tumbuh.  Semakin tinggi tingkat engagement bisnis dengan pelanggannya, akan mempertegas bahwa tumbuh kembangnya sebuah organisasi bisnis akan berkelanjutan.  Kebutuhan Pelanggan merupakan faktor krusial pertama dalam membangun sebuah BPR yang efektif.

  1.  Desain Ulang Proses Inti (Redesign Core Processes)

ProcessGraphic.jpg

Tujuan diberlakukannya sebuah BPR tiada lain adalah membangun Budaya Perbaikan Berkesinambungan (Continuous Improvement Culture).  Dan untuk mendapatkan sebuah perbaikan yang bertahan lama, diperlukan pemetaan ulang sebuah bisnis proses.  Semakin sederhana sebuah proses akan semakin efektif dan efisien waktu dan biaya yang dikeluarkan serta memberikan hasil yang lebih optimal.

  1.  Re Organisasi secara Saling Silang (Cross Functional)

013-powerpointtastic-template-cross-functional-team-2-728.jpg

Pengembangan organisasi yang Lean (Slim) saat ini sudah menjadi kebutuhan pokok untuk sebuah perusahaan agar mampu bertahan dan terus tumbuh (Sustainable Growth).  Kebutuhan akan Kompetensi orang-orang generalis dibandingkan pelaku spesialis semakin tinggi porsinya.  Dengan demikian untuk memenuhi target produktivitas masing-masing lini, maka dikembangkanlah kompetensi lintas fungsi (Cross Functional), yang menekankan masing-masing orang akan saling terkait dalam pencapaian performa tim.

  1.  Pemetaan Ulang Dasar Organisasi (Basic Organizational)
468511-5730-44

Basic organization chart

Sebuah proyek BPR tidak takut melakukan restrukturisasi organisasi, seperti sebuah divisi atau departemen yang kurang optimal atau bahkan tidak berfungsi sesuai obyektifnya perlu digabung atau bahkan dihilangkan.  Proyek BPR tidak mengesampingkan isu-isu tentang orang yang ada, apakah mereka masih dapat diberdayakan ataukah memang harus dikesampingkan.

  1.  Perbaikan Proses Bisnis (Improve Business Processes)

implementation_services.jpg

Dengan semakin berkembangnya sebuah organisasi bisnis, maka akan semakin banyak proses yang terjadi.  Dan menjadi tantangan utama manakala sebuah bisnis proses harus disederhanakan dengan efektif tanpa menghilangkan fungsi dan wewenang masing-masing lini.

Business Process Reengineering (BPR) digunakan untuk memperbaiki substansi utama dari proses bisnis mereka yang berdampak pada pelanggan (Customer).  BPR diharapkan dapat memberikan hasil berupa :

  1.  Mempersingkat Siklus Kerja dan Menurunkan Biaya Operasional

Penurunan biaya dan siklus kerja dilakukan dengan mengeliminasi kegiatan (activities) yang tidak produktif dan orang-orang yang terlibat didalamnya.  Restrukturisasi organisasi yang tidak membutuhkan level supervisor atau manajerial, untuk mempersingkat alur informasi kerja, sehingga mengurangi kesalahan dan pekerjaan berulang.

  1.  Memperbaiki Kualitas Kerja

BPR dapat meningkatkan kualitas kerja dengan mengurangi fragmentasi pekerjaan dan mempertegaskan kepemilikan sebuah proses (Process Owner).  Umpan balik akan makin cepat dan setiap orang akan memperoleh tanggung jawab terhadap output kerja mereka.

Advertisements


Categories: artikel

Tags: , ,

%d bloggers like this: