Bagaimana menyusun KPI yang powerfull?

Setiap perusahaan mendambakan kinerja karyawannya dapat berkontribusi besar terhadap pencapaian target perusahaan. Tetapi yang seringkali didapat adalah kesulitan yang luar biasa dalam mengarahkan kinerja karyawan untuk mewujudkan target yang ingin diraih. Sistem penilaian kinerja yang ada seringkali tidak dapat menyelaraskan antara penilaian kinerja karyawan dengan target perusahaan yang ingin dicapai. Penentuan target perusahaan merupakan aktivitas yang relatif mudah bagi perusahaan, tetapi untuk menentukan alat yang dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan yang mengarah pada pencapaian target tentu saja tidak mudah. Pengembangan alat ukur yang handal membutuhkan ketelatenan dan kesabaran untuk mengatasinya.

Salah satu konsep penilaian kinerja yang saat ini sering digunakan oleh perusahaan adalah konsep Key Performance Indicators (KPIs). KPIs adalah seperangkat alat pengukuran yang fokus pada aspek kritis kinerja organisasi yang menentukan kesuksesan di masa sekarang maupun masa yang akan datang. Penggunaan KPIs sebagai instrumen pengukuran kinerja pada umumnya dapat mendorong perusahaan berkinerja lebih baik karena yang menjadi tolok ukur penilaian adalah Critical Success Factors (CSFs) perusahaan. CSFs adalah faktor- faktor yang menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Bagaimana cara mengembangkan KPI yang powerfull? Baik berikut ini akan saya jelaskan mengenia langkah-langkah menyusun KPI.

  1. Mereview job profile. Melakukan review terhadap job profile sebenarnya sama dengan melakukan job analysis. Untuk pejelasan lebih lengkap silakan baca link ini
  2. Mendefinisikan fungsi dan setiap jabatan secara jelas. Walaupun perusahaan telah memiliki job desc, sering terjadi bahwa fungsi yang ada dalam job dec tersebut tidak in line dengan fungsi-fungsi jabatan yang lain dan tidak mencerminkan turunan dari fungsi organisasi yang lebih besar. Fungsi jabatan adalah alasan dimunculkannya jabatan tersebut di dalam struktur jabatan organisasi.
  3. Mendevelop tugas/tanggungjawab utama dari pekerjaan tersebut. Untuk menjalankan fungsi pekerjaan/jabatan maka kemudian ada tugas-tugas utama atau tanggungjawan utama yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan agar bisa menunjukkna bahwa fungsi pekerjaan/jabatan itu perjalan. Yang sering terjadi, karena fungsi pekerjaan/jabatan itu tidak jelas maka terjadi overlapping tugas atau tanggungjawab. Setelah tugas dan tanggungjawan tersebut dirumuskan maka dikembangkanlah indicator keberhasilan kerja. Indikator yang dikembangkan harus bersifat kunatitatif (memiliki satuan pengukuran yang jelas, misalnya %, menit, Ton/Jam, dsb). Misalnya saja jumlah downtime mesin dalam satu bulan (Jam/Bulan)Dalam satu pekerjaan/jabatan sebaiknya tidak terlalu banyak KPI, cukup 4-8 saja.
  4.  KPI’s yang telah disusun jangan buru buru ditetapkan sebagai KPI’s pekerjaan/jabatan. Perlu dilakukan penyelarasan apakah KPI’s yang disusun tersebut mendukung pencapaian sasaran perusahaan. Untuk melakukan itu biasanya disusun sebuah matrix yang memungkinkan dilakukan cause effect analysis.

Ketika masing masing pekerjaan telah memiliki KPI’s, maka kemudian apa manfaatnya? Berikut ini adalah manfaat yang bisa dirasakan baik oleh karyawan maupun perusahaan:

  1. Setiap pekerjaan akan terlihat bernilai bagi karyawa maupun perusahaan karena apa yang dihasilkan oleh pekerjaan tersebut dapat terlihat secara nyata.
  2. Membantu individu  memahami peraannya dalam organisasi serta mengaitkan perannya terhadap bisnis organisasi dan perencanaan strategis.
  3. Karyawan akan lebih memfokuskan usahanya pada hasil daripada aktivitas
  4. Karyawan dan rekan kerjanya dapat saling mengkomunikasikan tujuan dari perannya antara satu dengan yang lain.
  5. Perusahaan dapat menyusun sasaran dan tujuan untuk setiap pekerjaan
  6. Mereka dapat memprioritaskan aktivitas, dan dapat melakukan improvisasi waktu kerja dan pengelolaan aktivitas kerja.
  7. Memudahkan dalam melakukan penilaian kinerja, meminimalkan bias personal dan mampu membedakan kinerja karyawan dengan yang lainnya.
  8. Memudahkan dalam menghitung bonus atau insentif prestasi kerja pada akhir periode tahun kinerja.

 

 

Advertisements


Categories: artikel, consulting

Tags: , , , , , , , , , , , ,

%d bloggers like this: